Pipedrive
Übersichtliche Deal-Steuerung, E-Mail-Synchronisierung, Automatisierungen und mehr als 500 Integrationen, ohne eine umfassende Kundenplattform vorzuschreiben.
HubSpot
Ein kostenloser Einstieg für zwei Nutzer und ein Ausbaupfad für Marketing, Service, Inhalte und Daten, wenn die Agentur Systeme zusammenführen möchte.
Close
CRM, Telefonie, SMS, E-Mail und zunehmend KI- und Workflow-Funktionen für aktive Vertriebsarbeit.
Copper
Pipeline- und Beziehungsmanagement mit starker Google-Workspace-Ausrichtung und Projektfunktionen direkt im CRM.
Zoho CRM
Niedrige Preise pro Nutzer, Workflows, Berichte und viele Anpassungsmöglichkeiten für Agenturen, die mehr konfigurieren möchten.
Freshsales
Kostenloser Einstieg für bis zu drei Nutzer und ein günstiger Growth-Tarif mit E-Mail, Chat, Telefonie und einfachen Workflows.
Was macht ein gutes CRM für eine kleine Agentur aus?
Kleine Agenturen brauchen selten ein Vertriebssystem für Großunternehmen. Gründer verkaufen oft selbst, Kundenverantwortliche betreuen Beziehungen nach Vertragsabschluss weiter, und die Leistungserbringung findet meist in einem separaten Projekt- oder Client-Operations-System statt. Das CRM muss deshalb einige Aufgaben besonders gut erledigen: die Neukunden-Pipeline sichtbar machen, vergessene Nachfassaktionen verhindern, E-Mails und Termine mit der Kundenbeziehung verknüpfen und vermeiden, zu einem weiteren Verwaltungssystem zu werden, das niemand gern pflegt.
Die wichtigste Architekturfrage lautet: Was passiert nach einem gewonnenen Deal? Soll das CRM auf Interessenten und Vertrieb fokussiert bleiben, passen Spezialisten wie Pipedrive oder Close. Soll dieselbe Plattform nach und nach auch Marketing, Service, Inhalte und Kundendaten verwalten, wird HubSpot strategisch interessanter. Agenturen, die in Google Workspace leben oder ein günstiges, stark anpassbares CRM benötigen, haben wiederum andere passende Optionen.
Pipedrive: das beste fokussierte CRM für die meisten kleinen Agenturen
Pipedrive ist die naheliegendste Empfehlung, wenn das Hauptproblem der Agentur die konsequente Vertriebsarbeit ist. Der aktuelle Lite-Tarif beginnt bei 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Growth kostet 39 US-Dollar und ergänzt vollständige E-Mail-Synchronisierung, Automatisierungen, Nurturing-Sequenzen, Abonnements und Prognosen sowie Terminplanung. Premium ergänzt Leadgenerierung und -zuweisung, individuelles Scoring, Datenanreicherung, Verträge und elektronische Signaturen.
Diese Tarifstruktur passt gut zu kleinen Agenturen: zuerst Transparenz in der Pipeline, später Automatisierung, sobald das Volumen sie rechtfertigt. Die bewusste Grenze: Pipedrive will nicht zur Marketing-, Service- und Content-Plattform der Agentur werden. Du solltest also bereit sein, weitere Spezialtools zu integrieren.
HubSpot: am besten, wenn das CRM der Anfang einer größeren Plattform ist
HubSpot bietet einen risikoarmen Einstieg, weil die kostenlosen Basisfunktionen derzeit bis zu zwei Nutzer unterstützen. Der strategische Unterschied zeigt sich später: Sales, Marketing, Service, Content und Data beruhen auf derselben Smart-CRM-Basis. Das kann Übergaben reduzieren, wenn eine Agentur eigenes Inbound-Marketing, Lead-Pflege und Kundenprozesse ausbaut.
Der Kompromiss liegt in der Tarifökonomie. Mit zusätzlichen Hubs, Lizenzen, Kontakten und höheren Stufen wird HubSpot komplexer. Wähle es nicht allein, weil der CRM-Einstieg kostenlos ist, sondern weil die Plattform zu deiner erwarteten Arbeitsweise passt.
Close: am besten für Agenturen mit starkem Outbound-Vertrieb
Close ist konsequent auf aktive Vertriebsarbeit ausgerichtet. Die aktuellen Tarife kombinieren das CRM mit integrierter E-Mail, Telefonie und SMS. Solo kostet monatlich 19 US-Dollar pro Nutzer oder bei Jahreszahlung 9 US-Dollar. Essentials kostet monatlich 49 US-Dollar oder bei Jahreszahlung 35 US-Dollar und richtet sich an kleine Teams; enthalten sind unbegrenzt viele Kontakte und Leads sowie Teamarbeit. Growth ergänzt Workflows, Power-Dialer und weitere Automatisierung.
Das macht Close passend für Agenturen, die durch Akquise, Telefonate und konsequentes Nachfassen neue Kunden gewinnen. Weniger überzeugend ist es, wenn das CRM hauptsächlich als passive Kundendatenbank dient oder Marketing-Automatisierung der wichtigste Wachstumskanal ist.
Copper: am besten für Agenturen in Google Workspace
Copper gehört auf die engere Auswahl, wenn Gmail, Kalender und die übrige Google-Workspace-Umgebung den Arbeitsalltag bestimmen. Basic kostet aktuell monatlich 29 US-Dollar pro Lizenz oder jährlich 23 US-Dollar und enthält Pipelines, Aufgabenautomatisierung, Projektmanagement und Kontaktanreicherung. Professional ergänzt Workflow-Automatisierung, Serien-E-Mails, Berichte und Integrationen.
Für Agenturen ist interessant, dass Copper Beziehungsmanagement mit leichtem Projektmanagement verbindet. Das kann den Wechsel zwischen Tools verringern. Wer bereits ein starkes Spezialtool für Projektmanagement nutzt, sollte prüfen, ob die Überschneidung hilft oder doppelte Pflege erzeugt.
Zoho CRM: am besten, wenn du gern konfigurierst
Zoho CRM zählt weiterhin zu den stärksten Optionen beim Verhältnis von Preis und Funktionen. Die aktuellen US-Preise beginnen bei 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat für Standard, 23 für Professional, 40 für Enterprise und 52 für Ultimate. Workflows, Berichte, Prognosen und weitreichende Anpassungsmöglichkeiten lassen technisch versierte Agenturen ihre Vertriebsprozesse gezielt abbilden.
Der Nachteil ist zusätzlicher Aufwand. Ein günstigeres, anpassbares System spart nicht automatisch Geld, wenn das Team wochenlang Felder, Module und Automatisierungen einrichtet, die später niemand nutzt. Zoho ist besonders dann stark, wenn intern jemand die Konfiguration verantwortet.
Freshsales: günstiger Einstieg mit mehreren Kommunikationskanälen
Freshsales bietet derzeit eine kostenlose Version für bis zu drei Nutzer. Growth kostet ab 9 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung und umfasst Kontaktphasen, Chat, E-Mail, Telefonie, E-Mail-Vorlagen, benutzerdefinierte Felder und einfache Workflows. Das ist für kleine Agenturen interessant, die mehr integrierte Kommunikation als in einem sehr einfachen CRM möchten, aber noch keine umfangreiche Plattform benötigen.
Prüfe die Lösung anhand deiner konkreten Anforderungen an Berichte, Automatisierung und Integrationen. Der günstige Einstieg ist relevant; die tatsächlichen Kosten zeigen sich aber, wenn dein Unternehmen eine höhere Stufe oder zusätzliche Tools braucht.
Welches CRM passt zu deinem Agenturmodell?
| Wenn das auf deine Agentur zutrifft … | Starte mit | Warum |
|---|---|---|
| Wir brauchen eine klare Vertriebspipeline und nutzen unsere Spezialtools für Marketing und Projekte gern weiter. | Pipedrive | Fokussierter Vertrieb mit vielen Integrationen, ohne die Plattform auszuweiten. |
| CRM, Inbound-Marketing, Service und Inhalte sollen mit der Zeit zusammenwachsen. | HubSpot | Das Smart CRM ist die Basis einer umfassenderen Kundenplattform. |
| Unser Neukundengeschäft beruht auf Outbound-Anrufen, E-Mails und aktivem Nachfassen. | Close | Kommunikation und Vertriebsarbeit sind direkt im CRM integriert. |
| Unser Team arbeitet den ganzen Tag in Gmail und Google Workspace. | Copper | Starke Google-Ausrichtung, Pipeline und einfache Projektfunktionen. |
| Wir möchten viel Anpassbarkeit zu einem niedrigeren Nutzerpreis und können die Einrichtung selbst betreuen. | Zoho CRM | Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und viele Optionen für Teams mit eigener Administration. |
| Wir sind ein sehr kleines Team und möchten CRM mit E-Mail, Chat und Telefon zu geringen Kosten. | Freshsales | Kostenloser oder günstiger Einstieg mit mehreren Kanälen und einfachen Workflows. |
Lege zuerst fest, wo die Systemgrenzen verlaufen
Schreibe auf, wofür das CRM zuständig ist und wofür nicht. Wird aus einem gewonnenen Deal an anderer Stelle ein Projekt erstellt? Läuft Marketing-Automatisierung im CRM oder in einem Spezialtool? Welches System ist die zentrale Quelle für Kontaktdaten, sobald die Leistungserbringung beginnt? Viele CRM-Probleme entstehen nicht durch fehlende Funktionen, sondern dadurch, dass zwei Systeme gleichzeitig dieselbe Kundenbeziehung verwalten.
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